Lucrezi pentru o companie care are întâlniri dese? Vă întrebați vreodată ce ar trebui să faceți și ce este considerat un comportament adecvat la aceste adunări? Vă temeți să participați la întâlniri, deoarece vă temeți că puteți comite un faux pas care vă poate pune în pericol poziția sau oportunitățile de avansare?
De obicei, managerii, liderii de echipă sau directorii corporativi își rezervă dreptul de a iniția întâlniri de afaceri atunci când simt nevoia. Indiferent dacă sunt evenimente programate în mod regulat sau apelate la un scop specific, toți cei prezenți ar trebui să urmeze orientările adecvate privind eticheta de afaceri.
Lider
Înainte de întâlnire, este esențial să aveți totul organizat, astfel încât să nu pierdeți timp prețios al nimănui. Doriți ca acesta să funcționeze cât mai bine și în timp posibil, lăsați totuși timp pentru întrebări și feedback dacă este posibil. Cheia este să arătați respect față de toți cei implicați.
Iată câteva recomandări recomandate:
- Să aveți o agendă scrisă cu o secvență logică și timpuri realiste. Dacă timpul și resursele permit acest lucru, trimiteți copiilor tuturor celor care vor participa.
- Trimiteți o invitație potențialilor participanți cu cât mai multe detalii despre întâlnire, inclusiv locația, ora de început, ce trebuie să aducă și ora finală.
- Începeți cu un salut prietenos și anunțați toată lumea când este bine să puneți întrebări.
- Aveți apă pe podium sau în fața camerei și sorbiți-o între subiecte sau când vorbește altcineva.
- Nu trebuie să vă scrieți cuvântul în mod verbal, dar ar trebui să aveți măcar puncte de notă în notele dvs. Dacă nu faceți acest lucru, vă poate provoca să săriți de la un subiect la altul și să pierdeți evidența a ceea ce trebuie să spuneți. Acest lucru vă poate determina să pierdeți timpul și să lăsați participanții să se întrebe despre punctul întâlnirii.
- Fiți conștienți de limbajul corpului participanților. Dacă vedeți că oamenii își pierd interesul, întrerupeți-vă și verificați-vă pentru a vă asigura că nu repetați informații sau nu petreceți prea mult timp pentru ceva care nu este relevant.
- Aveți câteva anecdote pentru a menține întâlnirea interesantă. Cu toate acestea, evitați să spuneți glume nepotrivite care au chiar un indiciu de sexism, rasism sau orice altceva care i-ar putea jigni pe ceilalți.
- Nu furați niciodată ideile altor persoane și numiți-le pe ale voastre. Dă întotdeauna credit altora pentru idei și sarcini de succes.
- În timp ce este în regulă să vă mișcați puțin, nu vă deplasați înainte și înapoi în fața camerei. Acest lucru te face să pari nervos.
- În timpul întrebării și răspunsului, rămâneți liniștiți până când persoana care întreabă termină înainte de a răspunde. Dacă nu înțelegeți întrebarea, cereți-l să o repete sau să explice în continuare întrebarea.
- Dacă cineva apare furios sau ostil, păstrează-ți răbdarea și roagă persoana să discute asta cu tine mai târziu.
- Încheiați întâlnirea mai devreme, dacă este posibil. Este mai bine pentru a fi mai scurt decât pentru a pierde atenția celor prezenți.
Participanți
Toți cei chemați la întâlnire ar trebui să participe, dacă circumstanțele nu o permit. Dacă știți despre întâlnire în avans, luați în considerare să luați timp suplimentar cu îngrijirea personală pentru a arăta respect pentru orice supraveghetori care participă. Îmbrăcați-vă corespunzător pentru nivelul de afaceri.
Sfaturi despre modul de întâlnire:
- Dacă vi se solicită să trimiteți un mesaj de confirmare, faceți-l imediat ce intrați în ședința din calendarul dvs.
- Arată-te la timp. Ajungi acolo cu câteva minute mai devreme, dacă este posibil.
- Verificați telefonul mobil și asigurați-vă că este aprins sau oprit. Nu trebuie să trimiteți niciodată mesaje text în timpul unei întâlniri, cu excepția cazului în care liderul vă solicită o anumită persoană.
- Dacă sunt servite băuturi răcoritoare, o băutură este acceptabilă. Cu toate acestea, cu excepția cazului în care toți ceilalți mănâncă, așteptați după terminarea ședinței pentru a lua o gustare.
- Dacă aceasta este o întâlnire la prânz, aduceți-vă mâncarea la masă și mâncați-o cât mai liniștit posibil și fără să vă atrageți atenția.
- Nu discutați sau schimbați note cu alți participanți. Acest lucru este foarte perturbator și poate da impresia că nu-ți iei locul de muncă suficient de serios pentru a acorda o atenție deosebită celor discutate.
- Dacă sunteți chemat, răspundeți cât mai direct posibil. Când nu știți răspunsul, cereți-vă scuze și fiți sincer. Niciun răspuns nu este mai bun decât cel greșit.
- După întâlnire, mulțumiți vorbitorului.
- Nu lăsați în sala de ședințe mai mult decât este necesar. Spânzurarea te va face să pari inactiv și nu vrei ca șeful să creadă că folosești ședința pentru a-ți evita sarcinile.
Întâlniri într-un restaurant
Uneori se numește o ședință de prânz și poate fi organizată la un restaurant. Chiar dacă acest lucru este departe de birou, nu uitați că sunteți încă la serviciu.
Sfaturi suplimentare pentru întâlniri la restaurant:
- Nu uita niciodată manierele de masă.
- Gestionează greșelile de masă cu har și bune maniere.
- Folosiți ustensile adecvate. Dacă aveți îndoieli cu ce furcă merge cu fiecare curs, urmați persoana care conduce ședința.
- Dacă vă aflați la un restaurant tip bufet, cunoașteți maniere adecvate pentru a vă ajuta.
- Urmați orientările adecvate pentru consumul de alimente cu degetele.