Getty Images
Deci, aveți toate aceste lucruri de făcut în fiecare zi, iar lista de activități este completă - de unde știți ce să faceți primul, al doilea și al treilea?
Aproape toată lumea simte că au prea multe de făcut și prea puțin timp pentru a o face. Adesea, acel sentiment copleșit provine dintr-o incapacitate de a da prioritate tuturor acelor sarcini aparent presante. Dacă simți că lista de activități îți crește mai mult cu minutul și nici nu știi de unde să începi, iată cum să îți identifici, evaluezi și îți dai prioritate sarcinilor.
1. Faceți o listă
Înainte de a încerca să vă sortați obligațiile în ordinea importanței, acordați-vă timp pentru a alcătui o listă cuprinzătoare cu tot ceea ce aveți nevoie sau doriți să îndepliniți. Împărțiți lista în secțiuni pentru diferite tipuri de sarcini. Aceste categorii ar putea include:
Sarcini zilnice sau săptămânale
Acestea sunt „to-dos” banale, care pot fi personale (planificarea meselor și cumpărăturile alimentare) sau legate de muncă (întâlnirea săptămânală a echipei.) Dacă urmați deja o rutină zilnică, veți fi familiar cu aceste sarcini; dacă nu, acesta este un moment bun pentru a crea unul. Ceea ce includeți poate varia - unii oameni nu vor vedea necesitatea de a-și reaminti să verifice e-mailul sau să cumpere produse alimentare, dar alții vor aprecia mementourile structurate pentru a efectua anumite acțiuni în anumite momente sau în anumite zile.
Sarcini cu termene
Acestea, evident, trebuie să fie făcute până la o dată specifică și necesită pregătire în prealabil. Exemple ar putea fi o hârtie școlară care se va termina în trei săptămâni sau o petrecere pe care o plănuiești pentru șase luni de acum încolo. Acest tip de sarcini - adesea numite proiecte - mai târziu pot fi defalcate în componente mai mici - de exemplu, „scrierea hârtiei” ar putea fi defalcat în citirea cărților relevante, organizarea notelor dvs., scrierea unui contur, scrierea primului proiect, etc. pe.
Sarcini recurente
Acestea nu apar pe o frecvență zilnică sau săptămânală, dar nici nu sunt proiecte unice. Sarcinile repetate ar putea include programări la medicul stomatolog sau efectuarea taxe trimestriale.
Sarcini auto-motivate, necesare
Acestea sunt sarcini sau proiecte pe care știi că trebuie să le faci, dar nimeni nu te va face. Rar, dacă este vreodată, au un termen integrat. Gândiți-vă la îmbunătățirea site-ului dvs. de afaceri mici sau la găsirea unui nou furnizor de îngrijiri primare.
Sarcini auto-motivați, nu sunt necesare
Acestea sunt activitățile mai plăcute, care totuși tind să cadă pe parcurs, pe măsură ce alte sarcini, mai evident, necesare sunt înghesuite. Gândește-te că citești din plăcere sau lucrează la hobby-uri.
Sarcini într-o zi
Aceste sarcini se blochează în partea de jos a listei de activități sau în partea din spate a minții, dar de obicei nu trebuie să fie efectuate curând sau niciodată. Exemplu: vopseați caloriferele.
2. Organizează-ți lista
După ce ați enumerat totul, vă puteți da seama ce să faceți mai întâi și să vă organizați programul. (Cum faceți fizic acest lucru - pe o foaie de hârtie, un planificator, o aplicație, un calendar online sau altfel - contează mai puțin decât că alegeți o metodă care funcționează pentru dvs. și pe care o veți folosi.) Iată câteva criterii să se gândească la:
Urgent sau important
Toate sarcinile pot fi sortate într-una din cele patru categorii. Trebuie îndeplinite sarcini urgente și importante, cât mai curând posibil; sarcinile urgente, dar nu importante, pot fi delegate dacă este posibil, dar, dacă nu, programul dvs. ar trebui să includă suficientă flexibilitate și timp suplimentar pentru a le acomoda atunci când apar; sarcinile importante, dar nu urgente, ar trebui să fie planificate cu mult timp în avans, astfel încât să nu devină urgente; sarcini care nu sunt nici importante, nici urgente pot fi eliminate, deși dacă vă bucurați de ele, acestea ar trebui să fie lucrate în programul dvs., astfel încât să nu se înghesuie prin obligații mai exigente.
Evaluarea valorii
Puteți judeca valoarea unei sarcini în mai multe moduri. Unul ar putea fi dacă alte persoane sunt afectate și cât de importante sunt aceste persoane (aprobarea șefului tău și bunăstarea copiilor care depind de tine sunt mai importante decât, să zicem, opiniile unui grup de străini pe care ai fost de acord. să vă alăturați la o întâlnire.) De asemenea, puteți atribui o valoare ridicată sarcinilor pe care le vedeți plătiți pe termen lung sau pe care le găsiți pur și simplu răsplătitoare.
O referință pe care o veți întâlni probabil când citiți despre prioritizarea sarcinilor este regula 80-20 sau Principiul Pareto, care afirmă că 80% din efecte provin din 20% din cauze. Acest lucru se poate dovedi sau nu adevărat pentru dvs., dar este un memento bun pentru a identifica la ce vă petreceți efectiv timpul și pe care dintre eforturile dvs. le plătiți.
Sincronizare și flexibilitate
Un program de funcționare permite modificări și recunoaște constrângerile de timp. Fii realist când ai prioritate și îți planifici zilele. Când aveți îndoieli, supraestimați timpul pe care îl va dura o sarcină dată.
Dacă sunt îndeplinite două sarcini în același timp, alegerea cu care să începeți depinde de modul în care lucrați cel mai bine. Unii preferă să obțină sarcina mai simplă din cale să se concentreze pe cea mai complexă; alții se vor simți liniștiti dacă încep mai întâi sarcina cea mai grea și vor primi o parte sau toate înainte de a continua. Amintiți-vă că nu trebuie să vă asumați o sarcină sau un proiect de la început până la sfârșit înainte de a trece la următoarea - cu excepția cazului în care, desigur, găsiți un lucru care să vă crească productivitatea.
Limitați-vă sarcinile zilnice obligatorii la cel mult trei. Ziua poate include, de asemenea, sarcini mai mici, care sunt mai de rutină sau de mai puțin importanță sau urgență, dar încărcarea sarcinilor majore va duce probabil la stres și dezamăgire.
Amintiți-vă că prioritățile se pot schimba - dacă șeful dvs. are nevoie de dvs. pentru a face ceva acum, prima prioritate anterioară va fi probabil redusă la a doua. Acesta este cu atât mai mult motivul pentru a integra mai mult timp în programul dvs. pentru a permite flexibilitate.
3. Sarcini de lot
Sarcinile de combatere este una dintre cele mai eficiente și eficiente metode de a-i face pe cei îndrăgostiți, să faci tot timpul. Baterea înseamnă pur și simplu că lucrezi la același tip de sarcină înainte de a trece la altceva. Primul pas este să identificați sarcinile pe care le faceți de mai multe ori și apoi să setați un simplu flux de lucru pentru a le urma. Apoi, abordați acele sarcini în același timp folosind acel flux de lucru.
Combaterea necesită finalizarea unor sarcini similare care necesită resurse similare în „loturi” pentru a îmbunătăți eficiența și productivitatea. Iată câteva exemple:
- Plătește toate facturile în același timp
- Deschideți toate e-mailurile o dată pe săptămână și acționați-o mai degrabă decât să le lăsați să stiveze în fiecare zi și să nu ajungeți niciodată la el
Batchingul vă permite să intrați într-o canelă, efectuând aceeași sarcină de mai multe ori, astfel încât să nu pierdeți timp pentru a găsi instrucțiuni sau ce ar trebui să faceți în continuare.
4. Eliminați sarcinile
După ce ai listat toate sarcinile și le-ai sortat de la cel mai important la cel mai mic, va deveni clar care sunt sarcinile din partea de jos a listei. Acestea pot fi delegate uneori altcuiva, dar dacă acest lucru nu este posibil, trebuie să decideți dacă să programați un timp pentru acestea sau să le eliminați.
Este posibil să aveți pe lista ta sarcini pe care nu trebuie să le faceți sau chiar nu doriți să le faceți, dar v-ați simțit presat să adăugați la un moment dat (mergeți la sală, participați la un club de carte.) Acestea pot fi eliminate complet.
În cele din urmă, este posibil să aveți pur și simplu prea multe de făcut - dacă nu puteți obține totul, evaluați-vă volumul de muncă pentru a determina dacă aveți nevoie doar de alte practici pentru a da prioritate sau dacă trebuie să spuneți cuiva că nu mai puteți continua să faceți o anumite sarcini.